Dossier admission EHPAD : documents et étapes

Un dossier admission EHPAD complet prend en moyenne 1 à 3 semaines à constituer et nécessite une quinzaine de documents, dont un dossier médical (Cerfa 14732) et un dossier administratif. Dans les zones tendues, il est recommandé de déposer 5 à 10 dossiers simultanément pour espérer une place sous 3 à 6 mois.

Les 2 parties du dossier admission EHPAD

Un dossier EHPAD est toujours composé de deux volets distincts.

1. Le dossier administratif

Rempli par la personne âgée ou la famille, il permet d’évaluer l’identité, la situation familiale, les ressources et les aides mobilisables.

2. Le dossier médical (Cerfa 14732)

C’est le document clé. Il est rempli par le médecin traitant, strictement confidentiel, et indispensable pour que l’EHPAD accepte le dossier.

À retenir : sans dossier médical complet, la demande est systématiquement refusée.

Liste des documents obligatoires

Voici la liste complète des documents demandés dans la majorité des EHPAD.

Documents administratifs

• Pièce d’identité (carte d’identité ou passeport)
• Livret de famille
• Carte Vitale + attestation de droits
• Justificatif de domicile
• Avis d’imposition
• Relevés de retraite (toutes caisses)
• Relevés bancaires récents
• Attestation de mutuelle
• Notification APA (si existante)
• Jugement de tutelle ou curatelle (le cas échéant)

Documents médicaux

• Dossier médical Cerfa n°14732
• Ordonnances en cours
• Compte rendu d’hospitalisation récent
• Bilan médical (pathologies, traitements)
• Évaluation GIR (si déjà faite)

Attention : un dossier incomplet = dossier non étudié. Les EHPAD ne relancent pas toujours.

Le dossier médical unique (Cerfa 14732)

Le Cerfa 14732 est un formulaire national standardisé utilisé par tous les EHPAD.

Ce qu’il contient

Le formulaire couvre les antécédents médicaux, les traitements en cours, le niveau d’autonomie (GIR), les troubles cognitifs et les risques particuliers (chutes, fugue, etc.).

Qui le remplit ?

Le médecin traitant, parfois complété par un médecin hospitalier.

Validité

Le Cerfa est généralement valable quelques mois et doit être actualisé si l’état de santé évolue.

À retenir : ce document permet à l’EHPAD d’évaluer s’il peut prendre en charge la personne.

ViaTrajectoire : l’inscription en ligne

Aujourd’hui, environ 80 départements utilisent ViaTrajectoire, la plateforme officielle d’inscription en EHPAD.

Comment ça fonctionne ?

La démarche se fait en ligne : création d’un compte, remplissage du dossier administratif, téléversement du dossier médical, puis envoi à plusieurs établissements en quelques clics.

Avantages

Un seul dossier pour plusieurs EHPAD, un suivi des demandes en temps réel et un gain de temps considérable.

Limites

Tous les EHPAD ne sont pas connectés à la plateforme, et son utilisation nécessite une bonne maîtrise numérique.

Attention : même avec ViaTrajectoire, il est conseillé de contacter directement les EHPAD.

Les étapes d’une admission en EHPAD

Étape 1 — Constitution du dossier : réunir tous les documents et faire remplir le Cerfa par le médecin.

Étape 2 — Envoi des demandes : via ViaTrajectoire ou en direct, en multipliant les établissements.

Étape 3 — Étude du dossier : analyse médicale par le médecin coordonnateur et vérification administrative.

Étape 4 — Inscription sur liste d’attente : durée variable, de quelques semaines à plusieurs mois.

Étape 5 — Proposition de place : appel de l’établissement avec un délai de réponse très court (24 à 72h).

À retenir : les places se libèrent souvent en urgence. Il faut être prêt à répondre rapidement.

Délais : à quoi s’attendre ?

Les délais varient considérablement selon la localisation : 1 à 3 mois en zones rurales, 3 à 12 mois en zones urbaines. Ils dépendent du GIR (priorité aux dépendances lourdes), du budget et de la localisation géographique.

Pour comparer les établissements et anticiper, consultez notre comparateur EHPAD.

Erreurs fréquentes qui bloquent un dossier

Les causes de blocage les plus courantes sont un dossier médical incomplet (champs non remplis, informations manquantes), un mauvais ciblage des EHPAD (établissement non adapté au niveau de dépendance), un dossier envoyé à trop peu d’établissements (1 ou 2 demandes = risque élevé d’attente longue), des informations financières incohérentes (revenus mal déclarés, pièces manquantes) et l’absence de suivi auprès des établissements.

Attention : un dossier peut être refusé sans notification explicite.

Conseils pour maximiser ses chances

Déposer au moins 5 dossiers (idéalement 8 à 10), anticiper 6 mois avant le besoin réel, mettre à jour régulièrement le dossier médical, appeler les établissements après envoi et préparer le financement en parallèle.

Pour bien choisir un établissement, consultez notre guide bien choisir son EHPAD. Pour comprendre notre analyse des données, voir notre page méthodologie.

Questions fréquentes

Peut-on faire un seul dossier pour plusieurs EHPAD ?

Oui, via ViaTrajectoire. Sinon, il faut envoyer chaque dossier individuellement.

Le dossier médical est-il obligatoire ?

Oui. Sans le Cerfa 14732 rempli, le dossier est refusé.

Combien d’EHPAD contacter ?

Au moins 5, idéalement 8 à 10 pour réduire les délais.

Combien de temps un dossier reste-t-il valide ?

En général quelques mois, mais il doit être mis à jour si la situation évolue.

Peut-on être refusé en EHPAD ?

Oui, notamment si le niveau de dépendance ou les pathologies ne correspondent pas aux capacités de l’établissement.

Peut-on accélérer l’admission ?

Oui, en cas d’urgence médicale ou hospitalisation, certaines places peuvent être attribuées plus rapidement.

Sources

• service-public.fr, “Demande d’admission en EHPAD”, 2025
• Cerfa n°14732*01, formulaire national d’admission en EHPAD
• ViaTrajectoire (trajectoire.sante-ra.fr)
• CNSA, données EHPAD (data.gouv.fr, 2025)